Et avvik fra interne rutiner, en hendelse eller et forbedringsforslag som ikke blir registrert, er også en tapt mulighet til læring og forbedring. Foto: Pixabay
Avviksbehandling er en viktig del av internkontroll- og forbedringsarbeidet. Et avvik fra interne rutiner, en hendelse eller et forbedringsforslag som ikke blir registrert, er også en tapt mulighet til læring og forbedring.
Virksomheter er gjerne gode til å registrere avvik der kvalitet på produkt er avvikende eller der det har skjedd en personskade, men ikke like gode til å registrere avvik fra industrivernarbeidet.
Industrivernleder skal ivareta de administrative oppgavene og drift av industrivernet. Det innebærer også at det blir registret avvik og forbedringspunkter.
Eksempel på avvik og forbedringsforslag i industrivernet:
- Det er ikke utført tilstrekkelig antall øvelser første halvår
- Under forrige hendelse kom det frem at varslingsrutiner ikke var tydelige for de ansatte
- Innsatspersonell har ikke fått opplæring i livreddende førstehjelp
- Stående ordre for innsatspersonell ble ikke fulgt ved sist brannvarsel
- Forbedringsforslag for ny varslingsrutine kom frem etter evaluering av siste øvelse
- Forbedringsforslag til at slanger unngås å bæres opp på tak
Årsaksanalyse
Når et avvik er oppdaget vil det viktigste være å finne ut hvorfor avvik oppstod og finne de reelle årsakene. Ofte vil selve avviket rettes, men de reelle årsakene til avviket kommer ikke frem og da vil avviket oppstå på nytt. En enkel og god fremgangsmåte er å stille spørsmålet «hvorfor» flere ganger. Det er hensiktsmessig å samle de personene som har best kunnskap om problemet, og hvilke forhold som har innvirkning på problemet.
Eksempel: vi tar for oss avviket som beskrevet i punkt ovenfor: «Det er ikke utført tilstrekkelig antall øvelser første halvår.»
- Hvorfor? Det ble ikke planlagt øvelse
- Hvorfor? Industrivernleder har ikke hatt tid
- Hvorfor? Nytt prosjekt i produksjon har tatt all tid, for lite ressurser i industrivernet
- Hvorfor? Industrivernleder har ingen stedfortreder
Her kommer det frem at det er mangel på tid og ressurser som er den reelle årsaken.
Tiltak
Korrigering: Tiltak som gjennomføres for å rette opp avvik.
I vårt eksempel vil korrigering være å få planlagt og gjennomført øvelse med alle innsatspersoner industrivernet. Forskrift om industrivern beskriver at det er avgjørende at øvelser blir gjennomført og øvelser bidrar til å vedlikeholde og forbedre innsatspersonellets ferdigheter.
Korrigerende tiltak: Tiltak som gjennomføres for å fjerne årsaken(e).
I vårt eksempel har ikke industrivernleder tid til å planlegge øvelse, reelle årsaken er at industrivernleder har også fått oppgave som prosjektleder og opplever at tiden ikke strekker til.
Stedfortreder for industrivernleder må oppnevnes og gis tilfredsstillende opplæring.
Forskrift om industrivern er tydelig på at virksomheten plikter å gi industrivernleder myndighet og ressurser til å utføre sine oppgaver på en forsvarlig måte.
Lukke avvik
Ansvarlig for gjennomføring av tiltak og tidsfrist for når tiltak skal være utført vil være viktig for å prioritere og sette tilfredsstillende tidsfrister. Lukking av avviket gjøres når alle tiltak er utført.
Artikkelen ble publisert i Sikkerhet nr. 3 2022.