Foto: Francisco Moreno/Unsplash
– Akutte stress- eller krisesituasjoner kan utløse både fysiologiske, mentale og emosjonelle reaksjoner. Adrenalinet som utløses hjelper oss å stå i den akutte situasjonen, men utfordringer knyttet til oppmerksomhet, fokus og hukommelse, eller ulike emosjonelle reaksjoner, kan hindre oss i beslutningstaking og utførelsen av nødvendige handlinger, sier Bollingmo.
Vi må med andre ord øve oss på å bruke den aktiveringen våre instinktive reaksjoner som «fight (kamp)» og «flight (flukt)» gir oss, men samtidig sikre at vi ivaretar riktig og effektiv håndtering, understreker hun. Det å håndtere krisesituasjoner på en god måte vil for de fleste kreve en bevissthet rundt egne reaksjoner, samt kunnskap og trening. Noen har denne bevisstheten gjennom tidligere erfaringer, men de fleste må trene gjennom øvelser. Uansett vil det kreve øvelse og kunnskap å få beredskapsteam og hele beredskapsorganisasjoner til å bli samkjørt, mener Bollingmo.
Oppmerksomhet og hukommelse
– Når det skjer en kritisk hendelse, der stessnivået øker, kan vi få innsnevret oppmerksomhet. Vi fokuserer på det som er sentralt for oss der og da, og kan gå glipp av annen viktig informasjon. Vi får gjerne det som kalles «tunnelsyn» (se faktaboks). Vi evner ikke å tenke klart og se alt som skjer rundt oss. Vi kan også få endret tidsopplevelse, ved at vi mister oversikt over faktisk medgått tid. Tiden kan oppleves å gå både saktere eller raskere enn den reelt gjør. Vi kan også bli mindre kreative og mer rigide, sier Bollingmo.
Korttidshukommelsen, eller arbeidshukommelsen (se faktaboks) som den også kalles, er begrenset. I en stressituasjon kan evnen til å benytte strategier for å få informasjon over i langtidshukommelsen bli svekket, da spesielt nøytral informasjon. Selv om informasjon er overført til langtidshukommelsen vil det være av betydning hvor mye tid som har medgått fra innkoding av informasjon til gjenhenting av informasjonen, samt at hukommelsen er sårbar for påvirkning for ny informasjon, eller andre påvirkningskilder.
Dette er faktorer som påvirker hvor presist en klarer å gjenfortelle og gjenkalle informasjon fra en situasjon eller en hendelse.
Før logg
Under håndtering av en krise er det som regel mye informasjon og mange ting som skjer parallelt. Dette er typiske situasjoner hvor hva vi husker, og presisjonen av det vi husker blir stilt på prøve. Uansett hvor god hukommelse en i utgangspunktet har, anbefaler Bollingmo at det brukes logg og tavle kriseledelse.
Det vil kunne fungere som et «eksternt arbeidsminne» som bidrar til oversikt, og kontroll på hva som har blitt gjort, hvor og når. Det kommer også til nytte når hendelser i etterkant granskes.
Vær et lag
I tillegg vil det å jobbe i team, som har øvd og trent sammen, bidra til mer strukturert og effektiv håndtering. En i teamet kan få inn ulike synspunkter fra de ulike medlemmene og unngå en fastlåst forståelse eller håndtering av situasjonen.
Det at hele beredskapsorganisasjonen jobber etter samme metodikk gir også bedre mulighet for en omforent forståelse av situasjonen, hva den kan medføre av konsekvenser. Dette gir et grunnlag for hvordan man best kan håndtere situasjonen, uttaler Bollingmo.
– Det gjelder med andre ord å ha trent så godt at vi vet hva vi skal gjøre i en kritisk situasjon. Innen beredskap og krisehåndtering trener vi blant med en metode «proaktiv metodikk» som innebærer at man jobber systematisk og proaktivt i team, slik at man i større grad unngår de individuelle begrensningene akutt stressbelastning kan medføre, sier Bollingmo.
Man trener på å se potensiale, det vil si se hva kan verste fall konsekvensen være ved en gitt hendelse. Ut ifra verste fall (worst case) forståelsen, etableres en enighet hva som bør prioriteres og hvilke tiltak som bør iverksettes. Teamene har møter med jevne mellomrom slik at man får effektive gjennomganger der en sikrer at håndteringen er god, ved at tiltak blir gjennomført som planlagt, og at man fortsatt har en felles forståelse av situasjonen og utviklingen av hendelsen.
Innholdet i møtene systematiseres gjennom bruk av tavler og logg i teamene slik at man kompenserer for blant annet redusert arbeidshukommelse og innsnevret oppmerksomhet, sier Bollingmo.
Det å trene sammen medfører også at en blir kjent med egne reaksjoner på stress, både fysiologisk, mentalt og emosjonelt. Teamet får trent på å samkjøre seg slik at man over tid evner å utføre denne type håndtering og beslutninger på en rolig måte.
En rolig atmosfære i kriseteamet vil medføre mindre stressreaksjoner, og en har dermed rom for raskere og mer robust beslutningstaking.
Hvor mye tåler makkeren min?
Hvor mye stress tåler jeg? Hvor mye stress tåler mine medarbeidere? Dersom et team, som innen industrivernet skal i innsats, er det viktig at medlemmene vet hvordan de selv og deres kollegaer reagerer.
Det er mange faktorer som påvirker vår håndtering. Opplevd mestring og kontroll i situasjonen er noe av det viktigste, og det oppnår man gjennom beredskapsøvelser. Gjennom øvelser vil en også ha mulighet til å identifisere om det er personer som er spesielt godt egnet i ulike roller, eller om det er noen som ikke bør være en del av en for eksempel en innsatsgruppe på 1. linje. Andre faktorer som søvn, pågående eller tidligere livspåkjenninger, eller om den aktuelle hendelsen omfatter noen en selv står nær, vil påvirke hvordan man fungerer i den aktuelle situasjonen.
Dersom man har mulighet vil det være viktig å se på hvem som skal håndtere den aktuelle hendelsen. Det å ha trente medarbeidere der ikke bare en person kan fylle en rolle eller funksjon vil bidra til en fleksibilitet, både ved mulighet for avlastning under en håndtering, men også at en få satt inn rett person i gitte hendelser.
Planlegg for krisen
– Det må systematisk trening til, og det må bygges kompetanse for å håndtere verste falls scenario. Det kreves øvelse i det å opprettholde et riktig situasjonsbilde, og sette inn tiltak basert på potensiale den aktuelle situasjonen kan ha for liv og helse, miljø, materiell og omdømme, både på kort og på lang sikt. Dette fremfor å sette inn tiltak basert på hvordan det ser ut akkurat her og nå.
Hvilket fokus og hvilke tiltak en skal iverksette vil avhenge av hvilket nivå i beredskapsorganisasjonen en jobber innen, sier Bollingmo.
Hun understreker at både den enkelte, de ulike teamene og beredskapsorganisasjonen som helhet må øve på sine roller og funksjoner for å bli trygge, kunne jobbe effektivt, og unngå misforståelser og rot.
Skap trygghet
Den ene storøvelsen en gang i året, med «kuler og krutt», der alle skal involveres, fører ofte til at folk går i knestående og blir usikre og redde, dersom de ulike teamene på de ulike nivåene ikke har gjennomgått egne øvelser. Ikke begynn med de store øvelsene, begynn heller smått og grunnleggende, anbefaler Bollingmo.
Arranger diskusjonsøvelser, og bli trygg på hverandre. Enkle skrivebordsøvelser kartlegger om de involverte greier å beholde roen, hvordan man snakker sammen og hvordan man fungerer som et lag. Trygghet og kompetanse bygges i en organisasjon når man over tid øver sammen.
– Folk må få tro på å trene, og erfare egen mestring i en stressituasjon. Får de det, jobber de fleste godt og effektivt også i stressituasjoner, som krisehåndtering, sier Bollingmo.
Bruk beredskapsplanen
Hun mener det har blitt mer oppmerksomhet på beredskap gjennom de senere tiårene. Det er samtidig langt fra alle virksomheter som jobber systematisk med å forberede seg på kriser. Bollingmo sier en del synes det er dyrt og tidkrevende å etablere planverk, utvikle en beredskapsorganisasjon og øve. Men det har for enkelte vært en dyrekjøpt erfaring å ikke ha dette på plass.
– For å være mentalt forberedt; bli kjent med hverandre gjennom øvelser, bruk verktøy aktivt, bruk beredskapsplanverket aktivt i øvelsene, evaluer og revider. Bli kjent med egne ressurser og begrensninger, bygg sten på sten – det skaper mestring, kompetanse og trygghet som gjør deg og beredskapsorganisasjonen forberedt til å håndtere krisen, avslutter Bollingmo.
Artikkelen ble publisert i Sikkerhet nr. 1 2022.