Hvilke øvelsesformer gir effekter og hvorfor skal det trenes og øves?

Enkelt sagt er det derfor en bør øve med ulike mål og scenario for å stå best mulig rustet for å takle hendelser og uventede situasjoner som kan være avgjørende for om en bedrift eksisterer etter en krise.

Det kan være flere årsaker og grunner til at en organisasjon øver. Hensikten med øvelser kan blant annet være et ønske om å bli bedre og mer effektiv innenfor sitt fagområde. De ønsker å forbedre konkurranseevnen, de vil ha driftsstabilitet eller de er pålagt av offentlige myndigheter eller lovverk til å gjennomføre øvelser.

Felles for de ulike målsetningene, enten om de er bedriftsinterne eller fra myndighetene, er at de skal eller må være mest mulig forberedt for uønskede hendelser eller kriser. Det må derfor være en hensikt med å øve, en må forstå hvorfor en skal øve og ha en klar oppfatning og plan av hva en skal forbedre eller oppnå av kompetanse.

Hva vil en oppnå?

Trening og øving er basert på hvilket behov individer, team, lag eller organisasjoner har for å tilegne seg kunnskap, ferdigheter og holdninger. I veileder i planlegging, gjennomføring og evaluering (2016), utgitt av Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB), beskrives trening som gjentakelse av ferdigheter og kunnskap på individnivå. Med begrepet øvelser er det flere individer som samhandler om å løse oppgaver.

Vi trener og øver for å bli bedre eller for å stå rustet for hendelser som skal håndteres når de oppstår, og for å begrense skadeomfanget slik at vi raskest mulig kan fortsette i normal drift etterpå. Ved å trene og øve på forventede og uventede hendelser er vi mer forberedt, og i stand til å løse utfordringene på en effektiv måte og med en rasjonell utnyttelse av ressursene. Kahneman (2012) skriver om to betingelser for å tilegne seg ferdigheter. Det første er et miljø som er tilstrekkelig regelstyrt og forutsigbart. Det andre er at det skal være mulig å lære gjennom øvelse over tid. På denne måten kan individer lære seg signaler som gjør at man kan oppfatte en situasjon på et tidlig stadium.

Det er vesentlig at læring (trening og øvelser) følger en form for metodikk og struktur for at læringen skal gi nytte, i form av kunnskap, ferdigheter og erfaringer til å håndtere kriser og hendelser.

Vi trener og øver for å lære. Vi vil endre vår adferd fra kun det intuitive til å bli mer målrettet, til å forstå, og handle slik at resultatet skal få det beste utfallet. Hvordan vi gjennomfører innsatser har en stor betydning for den som rammes, omfanget av hendelsen, bruk av tid, effektivitet og måloppnåelse (Mattson og Eriksson, 2017). Det er vesentlig at læring (trening og øvelser) følger en form for metodikk og struktur for at læringen skal gi nytte, i form av kunnskap, ferdigheter og erfaringer til å håndtere kriser og hendelser.

Weisæth og Kjeserud (2014) skriver at kriseberedskap og håndtering av kriser og hendelser ikke kan læres ved lesning, men må oppleves. Derfor er det viktig at de som skal løse en hendelse eller krise må oppleve hvordan det er å stå i en slik hendelse. Risan og Skoglund (2015) skriver at, for å redusere risikoen for en sterk følelse av manglende kontroll i en operativ situasjon, er å øve på å håndtere slike hendelser.

Videre sier Weisæth og Kjeserud at erfaringslæring er en god måte å forberede seg på en krise eller hendelse. Gjør man en simulering flere ganger vil nivået på læringen bli høyere for hver repetisjon. Løvik (2010) skriver at når man har erfaring, så løser man en hendelse lettere enn hvis du ikke har erfaring. For å få erfaring så må du oppleve en hendelse, og det er enten ved å bli utsatt for en hendelse eller øve på en hendelse. Å trene og øve gjør at man blir mer robust til å håndtere en hendelse.

Øvelser skal øke ferdighet og kunnskap, gi trygghet i å håndtere hendelser, teste organisering, minske konsekvenser og bryte hendelsesforløpet, koordinere og samarbeide internt og eksternt, forstå og gi informasjon, utøve god kommunikasjon innad i teamet/vaktlaget og med samarbeidende aktører i riktige kanaler, tåle psykisk press og stress, samt tilegne seg erfaring fra ulike scenario (Løvik, 2010).

I beredskapsorganisasjoner beskrives hvem som løser hvilke oppgaver i ulike nivåer. Nivåene er taktisk, operativt og strategisk nivå (det kan i tillegg være et politisk nivå). Taktisk nivå er de som gjør oppgaver på skadestedet, åsted eller nærmest hendelsesstedet hvor situasjoner blir håndtert. Det er innsatspersonellet på det taktiske nivå som er handson for å forhindre eller begrense skadeomfanget (Lunde, 2014).

(artikkelen fortsetter under bildet)

Øvelsesformer

Det er flere alternative metoder for hvordan øvelser kan utføres. Metodikken kan beskrives som en prosess for læring, hvor øvelsene kan bestå av fem ulike stadier; behovsanalyse, planlegging, gjennomføring, evaluering og tilbakeføring/endring.

Alle disse stadiene bør benyttes ved de ulike øvelsesformene. Alle øvelser bør ikke være for omfattende, sier forskerne Berlin og Carlstrøm (Løvik, 2010). En kan lære vel så mye av mindre øvelser og få mer og større læringseffekt enn av store (fullskala) øvelser. Formålet er derfor en vesentlig del og det er derfor en bør analysere hva opplæringsbehovet er før en starter planlegging av øvelser.

En kan lære vel så mye av mindre øvelser og få mer og større læringseffekt enn av store (fullskala) øvelser.

I arbeidet med øvelsesplanlegging bør en vurdere flere alternative metoder, hva som er gjennomførbart per i dag og hva som er av muligheter fremover. Dette arbeidet må være en kontinuerlig prosess i forhold til økonomi, opplæringsbehov, praktiske forhold og teknologiske utviklingsmuligheter i virksomheten. Hvor og med hvilket verktøy og metode kan behovet for øvelser innfris. Øvelser kan avholdes i virksomhetens lokaler, i felt, med modellbord, simulatorer, e-læring, fjernundervisning som Webinarer, AR og VR teknologi.

Diskusjonsøvelser/modellbord/planspill

Dette er en type øvelse hvor deltakerne samles i ett felles lokale. Her foregår hele øvelsen innenfor dette rommet og all kommunikasjon foregår mellom deltakerne. Her sitter gjerne deltakerne rundt et bord (planspillbord; eksempelvis en virksomhet) og arbeider med sentrale problemstillinger, hvor de har fått innspill fra øvingsleder eller en spillstab. Ingen tiltak iverksettes fysisk, og ingen utenfor disse lokalene involveres. (DSB, 2016 og Bakken, Vallaker og Hærem 2017). Denne type øvelser kan styrke deltakeren i øvelsen med å øke kunnskap om planverk og risiko og sårbarhetsanalyser som foreligger.

Øvelsestypen kan medføre at en identifiserer ulik forståelse og bruk av beredskapsplaner/planverk. Øvelsene kan også avklare ansvarsforhold og få erfaring og kunnskap om andres arbeids- og ansvarsområder.

Videre kan slike øvelser være forberedelser til kommende øvelser av varierende størrelsesorden. De kan også gi nye impulser og avsløre gap mellom kunnskap og eller andre risikofaktorer i bedriften.

Diskusjonsøvelser gir muligheter til å resonere rundt beredskap og håndteringer som kanskje ikke gjøres daglig. Svakheten med slike øvelser er at det gjerne blir en papirøvelse hvor en ikke ser om beslutninger og tiltak fungerer i praksis. En annen ulempe med slike øvelser er at en ikke får benyttet de ressursene en ofte har rundt seg i det daglige (kollegaer).

Videre kan man ikke bestandig benytte intuisjon på tilsvarende måte som en gjør når en jobber med øvelser i felt eller under reelle hendelser.

Spilløvelse

En spilløvelse består av to ulike hoveddeler. Den ene delen består av de som skal øves og den andre er et motspill. Øvelsen foregår i lukkede omgivelser (DSB, 2016). De som skal øves agerer på innspill, gjerne meldinger fra motspillerne som befinner seg i andre lokaler. Disse innspillene som er laget på forhånd er utarbeidet som en dreiebok (manus), hvor de kommer i en bestemt rekkefølge og tid. Spilløvelsene ligger nært opp til deltakernes arbeids- og ansvarsoppgaver. Fordelene med slike øvelser er at man kan teste og utvikle praktiske problemstillinger og teste ut deltakernes evner til å løse disse utfordringene. Man kan også få testet ut rutiner og systemer.

Det er også mulig å teste ut hvordan samvirke og kommunikasjon (informasjonsutveksling) med andre aktører fungerer og hvordan deres oppgaver blir løst. Slike øvelser gir også muligheter til å teste ut, utvikle og dele situasjonsbilder mellom øvelsesdeltakerne (DSB, 2016).

Ulempen med slike øvelser er at de ikke kan benytte ressurser på utsiden av de lukkede omgivelsene, og eventuelt innhente informasjon som deltakerne mener er nødvendig. Det kan derfor oppfattes av deltakerne som en begrensning, og kanskje blir en håndtering for nær inntil en bestemt løsning på innspill eller øvelsesmomenter som ikke er realistisk.

Disse to teoretiske øvelsesformene er sammen med teoriundervisning (webinar, workshops, klasseromsundervisning, gruppearbeid o.l.) en effektiv praktisk måte å tilegne seg teorien i forhold til hendelser og dens dynamikk.

Funksjonsøvelser

Funksjonsøvelse er en type øvelser hvor den enkelte etat/organisasjon alene eller i samvirke med andre aktører prøver ut enkelte funksjoner som er identifisert som viktige. Slike øvelser handler om hva som skal øves fremfor hvordan det gjennomføres. Funksjonsøvelser kan også omtales som prosedyreøvelse (DSB, 2016). Fordelen med slike øvelser er at en kan teste ut ulike funksjoner enkeltvis, eksempelvis varslingsplaner, samband, innsatstider, nye metoder, beslutningsprosesser, taktikk og teknikk, sjekklister eller deler av planverk (DSB, 2016). Svakheten med slike øvelser er at de kan oppfattes som ensidig og at øvelsene ikke får en realistisk helhet til krise/hendelses dynamikk. Statiske øvelsesobjekter kan også medføre til feil oppfatning av egne ferdigheter og kunnskap ved at de ikke får nødvendig variasjon av scenario.

Fullskalaøvelser

En fullskalaøvelse består av alle elementene som inngår i en spilløvelse, og i tillegg funksjoner, gjerne fra taktisk nivå som gjør et praktisk arbeid (DSB, 2016). Øvelsene passer til å øve og teste innsatsplaner og beredskapsplaner. Øvelsesformen medfører at de kan teste ut roller, evne og kompetanse av den enkelte etat/organisasjon, aktørenes samhandling på ulike nivåer, og teste opp- og nedskalering av ledelse, mannskap og ressurser i en konkret situasjon eller hendelse (DSB, 2016).

Fordelen med fullskalaøvelser er at man kan trene alle ledd og nivå i en organisasjon. Den kan gi en tilnærmet realistisk ressursoversikt over hvordan samhandling fungerer i egen organisasjon samt hvordan samvirke mellom aktørene er. En annen fordel er at man kan se på forbedringspotensial mellom de ulike aktørenes grensesnitt. Svakhetene med slike fullskalaøvelser er at slike øvelser tar mye tid (planlegging, gjennomføring, evaluering og tilbakeføring) og medfører stor bruk av ressurser som økonomi, personell og eventuelt miljøforhold.

Slike øvelser kan også medføre at tredjepart også blir belastet. Øvelsestype må tilpasses til hvordan organisasjonen og individene er i forhold til kunnskap, ferdigheter og holdninger. Øvelser og mulighetene til å gjennomføre dette kan selvfølgelig begrenses av rammebetingelser, og det er ikke nødvendigvis de største og omfattende øvelsene som organisasjonene har behov for. Løvik sier (2010) at små øvelser kan ha stor læringseffekt. Øvingsutvalget i Rogaland politidistrikt ga i 2014 ut en håndbok i øvelsesplanlegging, hvor de anbefaler en trinnvis oppbygging av øvelser. Hvor de starter med en innledende seminar/workshop og jobber seg gjennom ulike øvelsestyper frem til en fullskalaøvelse. Dette kan være en fornuftig måte å bygge kompetanse, erfaring og forståelse for krise og hendelsesdynamikk.

Kahneman (2012) sier at dersom en person har relevant kompetanse, vil denne gjenkjenne situasjoner, og ta intuitive beslutninger som trolig vil være riktige. Dette er spesielt gunstig dersom en er avhengig av å ta raske avgjørelser som ved tidsnød. En annet forhold når vi tar beslutninger, er at dette ofte baseres på heuristikk. Heuristikker er ofte tommelfingerregler, noe vi sammenligninger med, kjente forhold, noe vi tror på, følelser eller sågar at vi bytter ut vanskelige spørsmål med enklere, beskriver Kahneman (2012). Dette er en effektiv måte å ta beslutninger på, men den gir ingen garanti for at utfallet blir korrekt. I verste fall kan det føre til bias, som er valg som på en systematisk måte avviker fra virkeligheten. For å tilegne seg relevante erfaringer må det også øves.

Referanser

• Bakken, B. T., Valaker, S., & Hærem, T. (2017). Trening og øving av krisehåndtering – en metodisk tilnærming.
• I T. Hafting, Krisehåndtering – Planlegging og handling (ss. 377-397). Bergen: Fagbokforlaget.
• Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap. (2016). Veileder i planlegging, gjennomføring og evaluering av øvelser.
• Tønsberg: Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap.
• Kahneman, D. (2012). Tenke, fort og langsomt. Oslo: Pax forlag.
• Lunde, I. K. (2014). Praktisk krise- og beredskapsledelse. Oslo: Universitetsforlaget.
• Løvik, K. (2010). Øvelse gjør mester – Planlegging, kommunikasjon og gjennomføring av øvelser.
• Kristiandsand: Høyskoleforlaget.
• Mattson, M., & Eriksson, L. (2017). Taktikkboken – en håndbok i systematisk ledelse av slokkeinnsatser mot
• bygningsbranner. Oslo: Norsk brannvernforening.
• Risan, P., & Skoglund, T. H. (2015). Psykologi i operativ tjeneste – stress og psykiske lidelser. Oslo: Gyldendal Akademiske.
• Rogaland redningstjeneste (2014). Håndbok i øvelsesplanlegging.
• Weisæth, L., & Kjeserud, R. (2014). Ledelse ved kriser – en praktisk veileder. Oslo: Gyldendal Akademiske.

Artikkelen ble publisert i Sikkerhet nr. 2 2022.